RGPD - Politique de protection des données à caractère personnel

Augure conçoit et met à disposition une base de données « métier » recensant des journalistes, influenceurs, key opinion leaders ou leaders d’opinions, personnalités politiques, personnalités publiques,… et plus généralement des contacts médias / presse / publics / affaires publiques au sens large (ci-après les « Contacts ») et les qualifiant en fonction de leurs secteurs d’activités, centres d’intérêts, thématiques d’expertises, ou encore en fonction des sujets plus particulièrement traités ou couverts par lesdits Contacts, selon une nomenclature et des critères spécifiques (ci-après la « Base de données MATRIS »).

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La Base de données MATRIS a vocation à être utilisée par des professionnels des relations publics (cf. relations médias, presse,…) et/ou affaires publiques (à titre d’exemple, cette base de données peut être utilisée par des annonceurs, des agences de conseil en relations publics, des attachés de presse, des chargés de communication, des cabinets de conseil en affaires publiques,…).

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Il est également proposé aux Contacts intégrés dans la Base de données MATRIS d’accéder via une interface dédiée à leurs informations enregistrées dans ladite Base afin de pouvoir choisir, gérer et organiser (notamment à des fins de rectification ou de mise à jour) les données à caractère personnel les concernant et qu’ils souhaitent partager et mettre à disposition par l’intermédiaire de cet outil.

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En votre qualité de Contact intégré dans la Base de données MATRIS, la protection de vos données à caractère personnel est essentielle pour nous et nous y accordons une attention toute particulière. Nous respectons la confidentialité et nous engageons à protéger les données à caractère personnel recueillies à votre sujet. La présente politique de protection des données à caractère personnel (ci-après la « politique de protection des données ») décrit les informations qu’Augure Corporate France (ci-après « Augure ») collecte à votre propos, notamment dans le cadre de la conception et de la mise à disposition de la Base de données MATRIS, mais également dans le cadre de vos relations avec Augure, et comment Augure les traite (cf. informations relatives aux modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de vos données à caractère personnel).

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Cette politique de protection des données précise également les droits que vous détenez sur vos données à caractère personnel en application des dispositions légales et réglementaires applicables.

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Si vous avez des questions, commentaires ou des préoccupations concernant la présente politique, vous pouvez bien entendu nous les adresser aux coordonnées qui figurent infra au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».

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Les traitements de données à caractère personnel qui vous sont présentés et décrits dans la présente politique de protection des données concernent ceux mis en œuvre par Augure en qualité de responsable de traitement, pour son propre compte.

‍Pour ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par d’autres entités, lorsque ces dernières agissent en qualité de responsables de leurs propres traitements, de tels traitements ne sont pas visés dans la présente politique de protection des données. Aussi, pour en savoir plus sur de tels traitements de vos données à caractère personnel par de telles entités, nous vous invitons à vous rapprocher de ces dernières.

À titre d’illustration, pour ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel vous concernant mis en œuvre, à partir de données contenues dans la Base de données MATRIS, mais par un utilisateur de ladite Base (par exemple professionnel des relations publics et/ou affaires publiques et utilisant la Base de données MATRIS), nous vous invitons à vous rapprocher de ce dernier pour en savoir plus sur de tels traitements de vos données à caractère personnel.

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1. Définitions

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Outre les termes définis par ailleurs dans la présente politique, les termes suivants, qu'ils soient employés au singulier ou au pluriel dans ladite politique, ont la signification suivante :

« destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
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« données à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (cf. « personne concernée ») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
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« responsable du (/de) traitement » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Lorsque le responsable du (/de) de traitement détermine conjointement avec d'autres les finalités et les moyens du traitement, il est appelé « responsable conjoint du (/de) traitement ».
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« sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
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« traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

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2. Quel est notre rôle en matière de traitement de données à caractère personnel ?

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2.1 Augure Corporate France (également désignée « Augure » ou « nous » dans la présente politique) est une société par actions simplifiée au capital social de 3 000 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 879 644 763 (SIRET : 879 644 763 00028), dont le siège social est situé 31-33 avenue de Wagram, 75017 Paris, numéro de TVA intracommunautaire FR25879644763, tel : +33 (0)1 78964450, adresse email : info@augure.com.

Augure est un prestataire informatique proposant des outils logiciels adaptés aux métiers des relations publics (en ce incluant les relations presse, relations médias, etc.) et des affaires publiques, et dispose des outils et compétences lui permettant de répondre à divers besoins et attentes « métier » de ces secteurs d’activité.

Pour en savoir plus sur Augure, cliquer ici.

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2.2 Augure est le concepteur de la Base de données MATRIS, et assure sa maintenance et sa mise jour, ainsi que la mise à disposition de cette Base au bénéfice de ses utilisateurs.

Ainsi, la Base de données MATRIS permet à ses utilisateurs d’accéder à des informations relatives aux Contacts, étant précisé que :

la Base de données MATRIS a vocation à pouvoir être utilisée (ou « consommée ») au moyen de divers logiciels compatibles (de ciblage, de requêtage, de réalisation de listes) ;
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les utilisateurs de la Base de données MATRIS pourront, par l’intermédiaire de ces logiciels, disposer d’un compte en ligne (cf. espace personnel en ligne) et accéder aux fiches concernant les Contacts qu’ils pourront alors utiliser dans le cadre de leur activité de professionnel des relations publics / affaires publiques.

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Par ailleurs, chacun des Contacts pourra accéder aux informations le concernant via une interface dédiée et disposera d’un compte en ligne (cf. espace personnel en ligne) comportant notamment des fonctionnalités lui permettant d’exercer ses droits, tels que visés au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? » de la présente politique, concernant les traitements de ses données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la Base de données MATRIS.

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Dans le cadre de la conception et de la mise à disposition de la Base de données MATRIS ou de vos échanges avec Augure, cette dernière peut être amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant, que vous soyez journaliste, influenceur, key opinion leader ou leader d’opinions, personnalité politique, personnalité publique,… ou plus généralement des Contacts (également désignés « vous » ou la(les) « personne(s) concernée(s) »).

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Dans ce cadre, Augure applique les principes définis par les dispositions légales et réglementaires qui lui sont applicables en matière de protection des données à caractère personnel, en particulier dans le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (dit « RGPD ») ou encore la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « loi informatique et libertés ») et ses décrets d’application.

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3. Quelles sont les modalités de collecte de vos données à caractère personnel ?

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3.1 Vos données à caractère personnel sont collectées par Augure directement auprès de vous, ou indirectement auprès de tiers.

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3.1.1. En effet, vos données à caractère personnel sont notamment collectées ou traitées en tout ou partie à l’occasion de la constitution et/ou de la mise à jour de la Base de données MATRIS au moyen de la saisie par vos soins d’informations dans les formulaires de collecte de données pouvant y figurer, mais également plus généralement dans le cadre de demandes que vous pouvez être amené à adresser à Augure ou qu’Augure peut être amenée à vous adresser par tout moyen, ou encore de votre relation et de vos échanges avec Augure.

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Vos données à caractère personnel sont donc collectées par Augure auprès de vous dans les hypothèses précitées.

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3.1.2. Par ailleurs, vos données à caractère personnel peuvent également être collectées par l’intermédiaire de tiers.

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En effet, les données à caractère personnel que nous collectons et traitons vous concernant peuvent être recueillies ou enrichies par nos soins à partir de données / de fichiers communiqués ou mis à disposition par des tiers / des partenaires / des contacts / … Notamment, Augure peut être amenée à recueillir / collecter des données à caractère personnel de Contacts par exemple :

auprès d’associations de journalistes, de professionnels des relations publics et/ou des affaires publiques, etc. ;
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via les médias, quels qu’ils soient (ex : presse écrite, médias audiovisuels ou digitaux, en ce incluant internet et les réseaux sociaux,…) ;
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via des bases de données ou annuaires professionnels ;
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auprès des utilisateurs de la Base de données MATRIS qui peuvent souhaiter contacter Augure pour suggérer l’ajout ou la modification des données à caractère personnel de tel ou tel Contact dans la Base.

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3.2 Par ailleurs, et de manière générale, vous êtes informé que par principe :

si le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour le respect des obligations légales ou réglementaires d’Augure, la collecte desdites données est obligatoire ;
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si le traitement de vos données à caractère personnel a pour fondement la poursuite des intérêts légitimes d’Augure, la communication desdites données est nécessaire pour la poursuite de cette finalité, et l’absence de communication de vos données pourrait ne pas permettre de mettre en œuvre le traitement concerné ou y faire obstacle. A titre d’exemple, à défaut de renseignement des informations qui seraient nécessaires pour répondre à une demande de votre part (demande de renseignements,…), votre demande liée à cette collecte de données à caractère personnel pourrait ne pas pouvoir être traitée ou son traitement retardé ;
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si le traitement de certaines de vos données à caractère personnel est soumis à votre consentement, la communication desdites données est totalement facultative (étant précisé que leur absence de communication pourrait toutefois avoir pour conséquence d’empêcher Augure a minima dans certaines hypothèses de mettre en œuvre le traitement concerné).

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Cas particulier : si des formulaires de collecte de données à caractère personnel (par exemple, tout formulaire de collecte sous quelque format que ce soit qu’Augure pourrait être amenée à mettre à votre disposition pour recueillir des informations vous concernant) impliquent la saisie de données à caractère personnel obligatoires pour la mise en œuvre du traitement associé, les champs concernés comporteront un astérisque et il vous sera précisé les éventuelles conséquences d’un défaut de communication de ces informations. En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.

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3.3 Hors situations particulières, ou précisions contraires dans la présente politique, nous ne collectons pas de données à caractère personnel dites « sensibles » ou « particulières », c’est-à-dire qui révéleraient l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ni de données génétiques ou biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, ni de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique. A cet égard, vous êtes informé que, par principe, Augure vous demande de ne pas renseigner de telles données « sensibles » ou « particulières » dans le cadre de vos échanges avec Augure.

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Toutefois, dans certaines hypothèses, Augure peut être amenée à traiter des données à caractère personnel dites « sensibles » ou « particulières », sous réserve du recueil préalable de votre consentement exprès ou si de telles informations ont manifestement été rendues publiques par vos soins.

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3.4 Données à caractère personnel de mineurs ou de majeurs protégés : de manière générale, seules des données à caractères personnel relatives à des personnes majeures disposant de la capacité juridique ont vocation à être intégrées dans la Base de données MATRIS. Toutefois, parmi les contacts qu’il peut être opportun d’intégrer dans la Base de données MATRIS, certains peuvent être des personnes mineures (notamment parmi les influenceurs intervenant sur certaines thématiques spécifiques). Aussi, Augure peut être amenée, de manière marginale, à traiter des données à caractère personnel de mineurs, mais sous réserve que ces derniers aient au moins quinze ans.

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4. Quelles sont les données collectées, pour quelles finalités de traitement, sur quels fondements et pour quelles durées ?

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Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

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4.1 Gestion et suivi des échanges avec les Contacts, initiés via ou au moyen de la Base de données MATRIS ou par tout autre moyen, ou encore des fonctionnalités offertes dans le cadre de la mise à disposition de la Base de données MATRIS

Finalité du traitement : Augure peut être amenée à traiter vos données à caractère personnel afin d’assurer le traitement, la gestion et le suivi de toute demande (par exemple de contact ou de renseignements) adressée par vos soins et des réponses à y apporter, la gestion et le suivi des fonctionnalités proposées dans ou via la Base de données MATRIS (par exemple le compte en ligne (cf. espace personnel en ligne) en ce incluant notamment, la gestion et le suivi du fonctionnement de telles fonctionnalités et de l’accès à celles-ci, ou encore la gestion et le suivi des comptes en ligne ainsi que la traçabilité et le suivi des accès, actions et interactions avec ces fonctionnalités, mais également à des fins de prise de contact, et plus généralement à des fins de gestion de ses relations et de ses échanges avec les Contacts au sens large (ex : envoi de messages d’informations sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Augure, propositions de mise à jour de vos coordonnées et autres informations dans la Base de données MATRIS, envoi de messages d’explications pour vous informer sur la possibilité et les modalités d’exercer vos droits sur vos données à caractère personnel,…), et ce par tous moyens, en particulier par téléphone, mais également par courrier électronique (email, sms, mms) et/ou système automatisé de communication électronique.
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Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), nom d’utilisateur ou pseudonyme / alias, coordonnées (notamment adresse postale, numéro de téléphone ou adresse de courrier électronique), informations de profil sur les réseaux sociaux, demande de contact ou de renseignements et correspondances échangées, entreprise / organisme / média de rattachement et fonction le cas échéant, émissions de rattachement (TV, radio,…), secteurs d’activités, centres d’intérêts, thématiques d’expertises, sujets plus particulièrement traités ou couverts par le Contact ou susceptibles d’intéresser le Contact, mot de passe (chiffré) pour votre compte en ligne, données liées à vos connexions à votre compte en ligne (cf. accès, actions et interactions), réponses aux enquêtes / sondages.
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Base juridique du traitement : le traitement de vos données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes d’Augure à assurer la gestion et le suivi de ses relations avec les Contacts.
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Durée de conservation des données : conservation en base active pendant trois ans à compter de la collecte des données à caractère personnel ou de la fin des relations avec Augure (ex : sortie du Contact de la Base de données MATRIS), encore du dernier contact de votre part à l’attention d’Augure (par exemple, demande en ligne ou via le compte en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique,…).puis, à l’issue de la durée de conservation en base active, conservation sous forme d’archives pendant 5 ans à des fins administratives et/ou probatoires, sous réserve d’autres durées de conservation qui pourraient s’appliquer si vos données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4.

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4.2 Gestion et suivi de la constitution, de la mise à jour et de la mise à disposition de la Base de données MATRIS

Finalité du traitement : Augure peut être amenée à traiter des données à caractère personnel relatives aux Contacts (notamment les journalistes, les influenceurs, les key opinion leaders ou leaders d’opinions, les personnalités politiques et les personnalités publiques,…) aux fins de constitution, de mise à jour et de mise à disposition de la Base de données MATRIS (intégration des données relatives aux Contacts dans la Base de données MATRIS, mise à jour des données intégrées dans la Base de données MATRIS, recoupement / croisement, dédoublonnage, mise à disposition de la Base de données MATRIS au bénéfice de ses utilisateurs,…).
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Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), nom d’utilisateur ou pseudonyme / alias, coordonnées (adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone,…), informations de profil sur les réseaux sociaux, entreprise / organisme / média de rattachement et fonction le cas échéant, émissions de rattachement (TV, radio,…), secteurs d’activités, centres d’intérêts, thématiques d’expertises, sujets plus particulièrement traités ou couverts par le Contact ou susceptibles d’intéresser le Contact.
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Base juridique du traitement : un tel traitement est mis en œuvre sur le fondement de la poursuite des intérêts légitimes d’Augure à (i) développer son activité cœur de métier qui consiste à proposer des solutions technologiques efficaces, personnalisées et évolutives dans le domaine des logiciels et bases de données « relations publics / affaires publiques », et à (ii) proposer aux professionnels des relations publics et/ou affaires publiques, et plus généralement à ses clients, des outils adaptés à leurs besoins. Par ailleurs, dans le cadre de ce traitement, des données à caractère personnel dites « sensibles » ou « particulières » (cf. données concernant les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou encore l'appartenance syndicale des personnes concernées par exemple) relatives à des Contacts au sens large sont susceptibles d’être traitées pour les finalités précitées sous réserve de la nécessité du traitement de ces données par rapport à la finalité poursuivie et du recueil préalable du consentement exprès des personnes concernées ou si de telles informations ont manifestement été rendues publiques par les personnes concernées.
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Durée de conservation des données : conservation en base active dans la Base de données MATRIS pendant la durée d’existence de ladite Base de données*, puis conservation sous forme d’archives pendant 5 ans à des fins administratives et/ou probatoires, sous réserve d’autres durées de conservation qui pourraient s’appliquer si vos données à caractère personnel sont traitées pour d’autres finalités dans les conditions et modalités prévues au présent paragraphe 4.

*Toutefois, une fois tous les deux ans, Augure adressera à l’ensemble des Contacts un email ayant vocation (i) à leur rappeler que leurs données à caractère personnel sont traitées dans la Base de données MATRIS, (ii) à leur communiquer de nouveau la politique de protection des données et (iii) à leur rappeler leurs droits, notamment leur droit d’opposition, s’agissant du traitement de leurs données à caractère personnel dans ce cadre, et ce afin que ces derniers puissent les exercer le cas échéant.

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4.3 Réalisation et élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques

Finalité du traitement : Augure peut être amenée à traiter des données à caractère personnel relatives à des Contacts en vue de la réalisation et de l’élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques.
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Données traitées : ensemble des données pouvant être traitées dans le cadre des finalités visées au 4.1 et au 4.2 ci-dessus.
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Base juridique du traitement : un tel traitement est par principe nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes d’Augure en vue d’assurer son développement, ou encore d’apprécier le niveau de performance des services fournis par l’intermédiaire de la Base de données MATRIS notamment.
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Durée de conservation des données : les résultats des études, analyses, reportings et statistiques sont anonymisés ; pour ce qui concerne les données à caractère personnel utilisées pour la réalisation de ces études, analyses, reportings et statistiques, conservation conformément aux précisions figurant au 4.1 et au 4.2 ci-dessus.

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4.4 Gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées

Finalité du traitement : afin de permettre à Augure de se conformer à ses différentes obligations légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel (ex : réponses aux demandes d’exercice de leurs droits par les personnes concernées, prise en compte des conséquences en résultant notamment gestion des demandes d’oppositions ou d’effacement,…), Augure peut être amenée à traiter des données à caractère personnel vous concernant en lien avec cette finalité.
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Données traitées : identité (civilité, prénom, nom), coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, adresse postale,… en fonction des informations communiquées par le demandeur), teneur et contenu de la demande, des échanges et de la réponse, informations supplémentaires ou copie d’un titre d’identité mais uniquement lorsque la situation l’exige (cf. en cas de doutes raisonnables quant à l’identité du demandeur), et éventuellement ensemble des données pouvant être traitées dans le cadre des autres finalités visées au présent paragraphe 4 (par exemple, pour répondre à une demande d’exercice de votre droit d’accès).
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Base juridique du traitement : un tel traitement est par principe nécessaire au respect des obligations légales et réglementaires précitées qui incombent à Augure en qualité de responsable de traitement.
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Durée de conservation des données : conservation en base active jusqu’à ce qu’Augure donne suite à la demande* puis conservation sous forme d’archives pendant 6 ans maximum à compter du moment où Augure répond à la demande (en fonction de la typologie de la demande), étant toutefois précisé que lorsque la copie d’un titre d’identité est collectée dans ce cadre, celle-ci est :
- immédiatement supprimée lorsqu’elle a été communiquée par la personne concernée mais que la demande ne nécessite pas la transmission d’un tel titre d’identité ;
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- supprimée dès après la vérification de l’identité de la personne à l’origine de la demande lorsque la situation exige une telle vérification ou, conservée sous forme d’archives à des fins d’établissement de preuves dans certains cas exceptionnels pour lesquels Augure identifie un risque contentieux fort pendant 6 ans.

*En cas d’opposition de votre part au traitement de vos données à caractère personnel, alors votre identité et / ou vos coordonnées pourront être conservées par nos soins en base active pendant 3 ans pour tenir compte de votre demande (cf. tenue d’une liste d’opposition).

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4.5 Gestion et suivi des précontentieux et contentieux

Finalité du traitement : un tel traitement des données à caractère personnel vous concernant est réalisé par Augure en vue de la gestion et du suivi des précontentieux et contentieux (notamment contentieux avec les Contacts au sens large…), en ce incluant notamment la préparation, l'exercice et le suivi des contentieux ainsi que l'exécution des décisions rendues, mais également de la gestion et du suivi des actions ayant pour objectif la constatation, l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (incluant, le cas échéant, l'exécution de la décision rendue).
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Données traitées : identité (civilité, prénom, nom), état-civil, historique / informations relatives aux échanges et aux relations avec Augure, et plus généralement ensemble des données pouvant être traitées dans le cadre des autres finalités visées au présent paragraphe 4 ou encore toutes informations si celles-ci sont nécessaires au regard de l’objet du différend, faits litigieux à l'origine de la procédure, informations / documents / pièces recueillis tendant à établir ou à réfuter des faits susceptibles d'être reprochés, caractéristiques et détail du précontentieux / du contentieux / de la procédure, décision, informations nécessaires pour l’exécution de la décision,… en ce incluant, le cas échéant, des données relatives à des condamnations (notamment pénales) ou infractions ou mesures de sûreté, ou encore des données dites « particulières » telles que définies ci-avant.
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Base juridique du traitement : un tel traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par Augure en vue de préserver / faire valoir ses intérêts et ses droits en justice, notamment en exécution des relations avec les personnes concernées,... Par ailleurs, dans le cadre de ce traitement, des données à caractère personnel dites « particulières » sont susceptibles d’être traitées pour les finalités précitées si elles sont strictement nécessaires à ces fins et à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice. De même, des données relatives à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté peuvent être traitées aux fins de permettre à Augure de préparer et, le cas échéant, d’exercer et de suivre une action en justice en tant que victime, mis en cause, ou pour le compte d’une victime ou d’un mis en cause, et de faire exécuter la décision rendue.
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Durée de conservation des données : comme précisé supra, les données traitées dans le cadre des diverses finalités présentées ci-dessus sont conservées sous forme d’archives pendant les délais légaux de prescription notamment à des fins probatoires, dans l’hypothèse d’un contentieux. En cas de précontentieux initié avant le terme des durées ci-dessus et qui nécessiterait la conservation des données à caractère personnel notamment en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense des droits d’Augure, ces dernières seront conservées jusqu’au règlement amiable du litige (en ce incluant son exécution le cas échéant), ou, à défaut, seront supprimées dès la prescription de l'action en justice correspondante. En cas de contentieux / procédure, notamment judiciaire, initié avant le terme des durées ci-dessus et qui nécessiterait la conservation des données à caractère personnel notamment en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense des droits d’Augure, ces dernières seront conservées pendant la durée de ladite procédure et jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue. Les décisions prononcées pourront être conservées par Augure jusqu’à la complète exécution de la décision, voire à titre d'archives définitives.

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N.B : pour ce qui concerne l’ensemble des durées de conservation en base active visées supra au paragraphe 4, vous êtes informé(e) qu’il s’agit des durées appliquées « par principe » par Augure, sauf si vous exercez votre droit d’effacement, d’opposition ou de retrait de votre consentement, dans les situations et conformément aux précisions visées au paragraphe 6 infra. En effet, dans cette dernière hypothèse, à l’issue de l’exercice de tels droits, vos données ne seront conservées que sous forme d’archives pendant la durée visée ci-dessus au 4.4.

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5. Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ? Comment partageons-nous vos données ?

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5.1 Par principe, seules des personnes habilitées au sein d’Augure peuvent accéder à vos données à caractère personnel lorsque cet accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et / ou missions, à savoir notamment le personnel (en ce incluant au sens large les salariés, stagiaires, intérimaires,…) habilité d’Augure, en particulier en charge des aspects marketing, communication, gestion commerciale, administratif, juridique, développement, informatique, projets,…

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5.2 Des destinataires extérieurs à Augure le cas échéant sont également susceptibles de recevoir communication de vos données à caractère personnel, à savoir :

les services ou entités chargé(e)s du contrôle d’Augure (commissaire aux comptes, services ou entités chargé(e)s des procédures internes ou externes de contrôle, organismes habilités à procéder à des contrôles,...) ;
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les conseils d’Augure (juridiques, financiers, comptables, etc.) ;
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les partenaires d’Augure, en ce incluant notamment leurs prestataires et fournisseurs, actuels ou potentiels ;
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les sociétés tierces intervenant par exemple pour la réalisation d’opérations de prospection, de communication, etc. ou encore dans le cadre de la gestion de notre marketing ;
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les sociétés tierces intervenant pour la constitution, la mise à jour et/ou le fonctionnement de la Base de données MATRIS au sens large (ex : mise à disposition et bon fonctionnement des fonctionnalités qui y sont proposées, performance, sécurisation,…) ;
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les prestataires techniques ou autres intervenant dans le cadre d’activités ou de missions pour lesquelles un accès aux données à caractère personnel est nécessaire et/ou justifié. Cette catégorie de destinataires peut également inclure tout éditeur d’application, de programme informatique ou d’outil qui serait utilisé(e) dans le cadre de nos activités, ou encore tout prestataire informatique ou de maintenance des applications, programmes informatiques et/ou outils utilisés par Augure et dans lesquel(le)s vos données à caractère personnel pourraient être traitées ;
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les clients d’Augure (cf. les utilisateurs de la Base de données MATRIS) ;
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les organismes sociaux et fiscaux habilités à recevoir, dans certaines hypothèses, les données à caractère personnel ;
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les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre notamment de leur mission de recouvrement de créances ;
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les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et le cas échéant les juridictions ou autorités compétentes, administrative ou judiciaire, pour permettre la vente ou le transfert de tout ou partie de des activités ou actifs d’Augure, ou encore dans le cadre de la gestion et du suivi des précontentieux et/ou contentieux ;
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les assureurs d’Augure.

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5.3 Augure peut par ailleurs être tenue de communiquer vos données à caractère personnel en cas de demandes légitimes d’autorités publiques ou habilitées, sur le fondement de dispositions légales ou réglementaires qui lui sont applicables. Vos données à caractère personnel pourront donc être communiquées à toute autorité habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives.

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5.4 Il est précisé que les destinataires visés ci-dessus ne sont pas forcément destinataires de l’ensemble de vos données à caractère personnel, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.

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6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

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6.1 Vous bénéficiez, selon les conditions et modalités et dans les limites définies par les dispositions légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel, des droits suivants s’agissant de vos données :

Droit d’accès : vous pouvez obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non par Augure, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel, ainsi que certaines informations relatives aux traitements de vos données à caractère personnel et aux caractéristiques de tels traitements ;
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Droit de rectification : vous pouvez solliciter la correction de vos données à caractère personnel que vous estimez incomplètes ou inexactes ;
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Droit à l’effacement : vous pouvez, dans certaines hypothèses prévues par les dispositions applicables, solliciter l’effacement de vos données à caractère personnel (sauf par exemple si elles sont nécessaires à Augure pour respecter ses obligations légales ou réglementaires ou constater ou exercer ses droits) ;
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Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, à savoir demander dans certaines hypothèses le marquage de vos données à caractère personnel afin d’en limiter le traitement futur ;
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Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel : vous avez le droit dans certaines hypothèses et sous certaines conditions prévues par les dispositions applicables de demander à recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies ou, lorsque cela est possible techniquement, à ce qu’elles soient transférées à un tiers, dans une forme lisible par machine (étant précisé que ce droit à la portabilité des données ne s’applique qu’aux traitements fondés sur le consentement des personnes concernées, et ce sous réserve que le traitement des données soit effectué à l’aide de procédés automatisés) ;
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Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement ou à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. À cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, sachez que vos données à caractère personnel seront supprimées (sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription et/ou de conservation obligatoires visés supra au paragraphe 4 dans le détail des caractéristiques des traitements), après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins ;
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Droit de retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement si le traitement de certaines de vos données est mis en œuvre sur le fondement de votre consentement, sans pour autant que le retrait d’un tel consentement porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

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Par ailleurs, vous bénéficiez, dans certaines hypothèses et sous certaines conditions prévues par les dispositions applicables, d’un droit d’opposition qui vous permet de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs liés à votre situation particulière.

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6.2 S’agissant des traitements de vos données à caractère personnel mis en œuvre par Augure en qualité de responsable de traitement, ces droits s’exercent auprès d’Augure (i) par email à l’adresse email suivante : dpo@matris-rp.com ou (ii) par courrier postal à l’adresse suivante : DPO Matris, Augure Corporate France, 31-33 avenue de Wagram, 75017 Paris ou (iii) le cas échéant, pour certains de ces droits, au moyen des fonctionnalités offertes à cette fin dans votre compte en ligne (cf. espace personnel en ligne) au sein de la Base de données MATRIS.

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En cas de réception d’une telle demande, il y sera répondu dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes reçues, auquel cas le demandeur en sera informé.

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En cas de doute raisonnable quant à l'identité de la personne concernée par une telle demande d’exercice des droits précités, il pourra lui être demandé que soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer son identité et il pourra lui être demandé à cette fin, lorsque la situation l'exige, la photocopie d'un titre d'identité portant sa signature. Dans une telle hypothèse, les délais de réponse précités seront suspendus dans l’attente de la réception des informations supplémentaires nécessaires pour identifier la personne concernée.

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La demande peut être présentée par la personne concernée ou par une personne spécialement mandatée à cet effet par la personne concernée, à condition que cette personne mandatée justifie de son identité et de l'identité du mandant, de son mandat ainsi que de la durée et de l'objet précis de celui-ci. Le mandat doit également préciser si le mandataire peut être rendu destinataire de la réponse.

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Vous êtes également informé qu’Augure a désigné un délégué à la protection des données auprès de la Cnil, à savoir : Abdelkrim Merad, n°DPO-86593, Augure Corporate France, 31-33 avenue de Wagram, 75017, Paris, dpo@augure.com.

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6.3 En outre, lorsque vos données à caractère personnel sont traitées par une autre entité en qualité de responsable de traitement, il vous appartient de vous rapprocher directement de l’entité concernée pour exercer vos droits s’agissant de tels traitements.

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À titre d’illustration, pour ce qui concerne les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre, à partir de données contenues dans la Base de données MATRIS, mais par un utilisateur (cf. professionnel des relations publics et/ou affaires publiques par exemple et utilisant la Base de données MATRIS), il vous appartient de vous rapprocher directement du responsable de traitement concerné pour exercer vos droits s’agissant de tels traitements.

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Toutefois, il est précisé que certaines fonctionnalités de la Base de données MATRIS peuvent également vous permettre d’exercer tout ou partie des droits précités auprès de ces entités agissant en qualité de responsables de traitement dans le cadre de leur utilisation de la Base de données MATRIS.

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6.4 Enfin, vous disposez en tout état de cause du droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Contrôle compétente (en France, il s’agit de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés dite « Cnil » : 3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas effectué conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour comprendre vos droits, vous pouvez également vous reporter aux explications fournies par la Cnil ici : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.

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7. Comment sont sécurisées vos données à caractère personnel ?

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7.1 Augure met en place des mesures de sécurité organisationnelles et techniques adaptées, au regard notamment des catégories de données à caractère personnel traitées, de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des traitements ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour protéger vos données à caractère personnel contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés, et plus généralement pour préserver la sécurité et la confidentialité desdites données à caractère personnel et garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

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En raison des difficultés inhérentes à l’exercice d’une activité sur ou par l’intermédiaire d’internet et des risques, que vous connaissez, résultant d’une transmission de données par voie électronique, Augure ne saurait toutefois être tenue à une obligation de résultat.

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En cas de survenance de difficultés, Augure fera ses meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de la Cnil et le cas échéant des personnes concernées,…).

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7.2 Lors de l’élaboration, de la conception, de la sélection et de l’utilisation de nos services proposés au sein de la Base de données MATRIS qui reposent sur le traitement de données à caractère personnel, Augure prend en compte le droit à la protection des données à caractère personnel par défaut et dès leur conception (cf. principes dits de « Privacy by design and by default »).

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7.3 L’accès aux données à caractère personnel vous concernant est limité à nos collaborateurs ou partenaires, et plus généralement aux destinataires visés supra, qui sont habilités et qui ont besoin de les connaître dans le cadre de l’exécution de leurs missions et/ou de leurs activités.

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7.4 En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, Augure impose contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des données à caractère personnel auxquelles ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces données).

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8. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées hors Union européenne ?

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8.1 Vos données à caractère personnel sont traitées préférentiellement dans l’Union européenne.

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8.2 Dans le cadre des finalités précitées, certaines de vos données à caractère personnel peuvent toutefois être transférées vers des entités tierces établies dans des pays situés en dehors de l’Union européenne (ex : sous-traitants intervenant dans le cadre des traitements précités, …).

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Certaines de ces entités sont considérées comme assurant un niveau suffisant de protection des données à caractère personnel parce qu’elles sont établies dans un pays dont la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel a été reconnue comme assurant un niveau de protection adéquat desdites données (cf. décisions d’adéquation de la Commission européenne https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).

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Par ailleurs, si le pays de l’entité concernée n’offre pas un niveau adéquat de protection desdites données, nous veillons à ce que les mesures appropriées de sécurité et de confidentialité soient prises afin de garantir le maintien de la protection de vos données.

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Aussi, dans ces hypothèses, vous êtes informé que les transferts de vos données à caractère personnel vers d’autres entités hors Union européenne sont encadrés par la conclusion, avec les destinataires de ces données, de clauses contractuelles conformes aux recommandations de la Commission européenne permettant de nous assurer que les garanties appropriées sont prises concernant la protection desdites données, le cas échéant complétées par des mesures complémentaires aux fins de protection de vos données à caractère personnel.

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Il vous est par ailleurs précisé que les transferts de données à caractère personnel hors de l’Union européenne sont licites si le transfert est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat conclu dans l'intérêt de la personne concernée entre le responsable du traitement et une autre personne physique ou morale, ou encore si la personne concernée a donné son consentement explicite au transfert envisagé, après avoir été informée des risques que ce transfert pouvait comporter pour elle en raison de l'absence de décision d'adéquation et de garanties appropriées.

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Une copie des documents de référence visés dans le présent paragraphe peut être obtenue (exempte de toutes informations commerciales considérées comme sensibles ou confidentielles ou couvertes par le secret des affaires), auprès du contact mentionné au paragraphe ci-dessus « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».

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9. La présente politique de protection des données peut-elle être modifiée ?

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9.1 La présente politique de protection des données pourra faire l’objet de modifications à tout moment, lesquelles prendront effet à la date de publication de la mise à jour correspondante.

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9.2 En effet, en cas de modification, la nouvelle politique de protection des données sera accessible par l’intermédiaire de votre compte en ligne.

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9.3 Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement.

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Date de la dernière mise à jour : Avril 2024

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